Nie właściwie każde nagranie nadaje się do bezpośredniego wykorzystania bez wcześniejszego uporządkowania treści. W praktyce bardzo szybko okazuje się, że dźwięk, zwłaszcza dłuższy i wielowątkowy, wymaga przekształcenia w formę tekstową, która umożliwia na komfortowe operowanie informacją. Taki zapis ułatwia analizę, porównywanie fragmentów a także wracanie do konkretnych wypowiedzi bez konieczności wielokrotnego odsłuchiwania całości.
Z doświadczenia wynika, że już na etapie pierwszego odsłuchu widać różnice w jakości materiału, co w przyszłości wpływa na sposób jego opracowania i poziom szczegółowości zapisu.
W tym kontekście transkrypcje nagrań są traktowane jako proces wymagający nie tylko wiernego odwzorowania słów, niemniej jednak też uporządkowania struktury wypowiedzi. W praktyce ukazują się sytuacje, w których rozmowy są przerywane, nakładają się na siebie lub zawierają dłuższe pauzy, co utrudnia zachowanie naturalnej ciągłości tekstu. W takich sytuacjach konieczne jest podjęcie decyzji, jak oddać przebieg rozmowy w sposób czytelny, a jednocześnie zgodny z oryginałem. Na prawdę bardzo często zwraca się uwagę na to, że różnorakie rodzaje nagrań wymagają odmiennego podejścia, ponieważ inaczej opracowuje się wywiad, a inaczej rozmowę kilku osób prowadzoną w mniej uporządkowanych ustaleniach.
W bardziej formalnych sytuacjach pojawia się transkrypcja do sądu, gdzie wyjątkową wagę przywiązuje się do dokładności i zgodności z prawdziwym przebiegiem wypowiedzi. W praktyce znaczy to konieczność zapisu bez pomijania poważnych elementów, dosłownie o ile w codziennym języku mogłyby one zostać uznane za nieistotne. Ważne staje się też zachowanie kolejności wypowiedzi a także oznaczenie osób biorących udział w rozmowie, co pozwala odtworzyć pełny kontekst zdarzenia (warto zobaczyć: transkrypcje cennik). W pewnych sytuacjach materiał jest trudny technicznie, na przykład przez hałas tła albo niewyraźną dykcję, co przy tym wpływa na czas i sposób opracowania tekstu.
W szerszym ujęciu stenogram jest formą zapisu, która porządkuje wypowiedzi w sposób możliwie wierny, ale równocześnie czytelny dla odbiorcy. W praktyce jego przygotowanie wymaga skupienia na szczegółach językowych, ponieważ nawet niewielkie różnice w zapisie mogą przerabiać sens wypowiedzi. Na prawdę często obserwuje się, że dopiero po przekształceniu nagrania w tekst możliwe staje się kompletne rozważenie przebiegu rozmowy, zwłaszcza gdy zawiera ona sporo wątków albo odniesień do wcześniejszych wypowiedzi. Dzięki temu materiał audio zyskuje formę, która pozwala na dalszą analizę bez konieczności odtwarzania go w całości.
Więcej: stenogram.