Nagrania dźwiękowe są aktualnie wykorzystywane w wielu sytuacjach, w których konieczne jest zachowanie przebiegu rozmowy albo wypowiedzi. Mogą dotyczyć spotkań, rozmów zawodowych, badań, wywiadów albo innych wydarzeń, podczas których przekazywane są ważne informacje. Samo odsłuchanie pliku audio nie za każdym razem umożliwia szybko odnaleźć potrzebne fragmenty, zwłaszcza gdy materiał trwa kilka godzin i zawiera sporo wątków.
W takich okolicznościach organizowane są transkrypcje nagrań, czyli dokładne zapisy treści mówionej w formie tekstu. Podczas ich tworzenia znaczenie ma nie tylko zapis słów, niemniej jednak również zachowanie kolejności wypowiedzi oraz właściwe przypisanie ich konkretnym osobom.
Praktyka pracy z materiałami audio pokazuje, że każde nagranie może stawiać inne oczekiwania. Inaczej wygląda opracowanie wyraźnej rozmowy prowadzonej przez 2 osoby, a przeciwnie zapis dyskusji, w której uczestniczy kilka osób równocześnie. Problemem mogą być niewyraźne głosy, zakłócenia techniczne, dźwięki otoczenia albo fragmenty, w których rozmówcy wypowiadają się bardzo szybko (sprawdź: transkrypcje cennik). W takich wypadkach konieczne jest zachowanie ostrożności przy odtwarzaniu treści, ponieważ niewłaściwie rozpoznane słowo może przemienić sens całej wypowiedzi. Zapis powinien odzwierciedlać materiał źródłowy, a nie interpretować go według własnych wymogów.
W określonych sprawach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, ponieważ dokument tego typu może być wykorzystywany podczas analizy materiałów związanych z postępowaniem. Przygotowanie takiego zapisu wymaga zwrócenia uwagi na szczegóły, tj. dokładna kolejność zdań, wskazanie rozmówców a także oznaczenie miejsc, w których nagranie jest nieczytelne. Niektóre fragmenty mogą wymagać ponownego odsłuchania lub porównania z innymi częściami rozmowy. Ważne jest również zachowanie naturalnego przebiegu wypowiedzi, ponieważ sposób formułowania zdań, przerwy czy niedokończone myśli mogą posiadać znaczenie przy późniejszej ocenie treści.
Stenogramy przygotowuje się także w innych sytuacjach, gdy potrzebny jest pisemny zapis rozmów lub wystąpień. Mogą one dotyczyć zebrań, konferencji, przesłuchań lub wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. W zależności od przeznaczenia dokumentu używa się różne sposoby zapisu, od wiernego odwzorowania wypowiedzi po bardziej uporządkowaną wersję ułatwiającą późniejsze czytanie. Ostateczna forma uzależniony jest od rodzaju nagrania, oczekiwanego poziomu szczegółowości a także tego, jakie informacje mają zostać zachowane w gotowym tekście.
Zobacz więcej: transkrypcja do sądu.